有效的管理者知道,時間是一項限制因素.任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量,都會受到最稀有資源的制約.在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里,最稀有的資源,就是時間.但人們卻往往最不善于管理自己的時間.

  要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時間耗用的實際情形.事實上,許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時間記錄,每月定期拿出來檢討.至少,有效的管理者往往以連續(xù)三四個星期為一個時段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個時段.有了時間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了.

  半年之后,他們都會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂,浪費在種種無謂的小事上.經(jīng)過練習(xí),他們在時間的利用上必有進步.但是管理時間必須持之以恒,才能避免再回到浪費的狀態(tài)上去.

  第二個步驟就是要做有系統(tǒng)的時間管理.我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費時間的活動找出來,盡可能將這類活動從時間表上排除出去.要做到這一步,可以試問自己下列三個問題.

  1.首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費時間,無助于成果.

  將時間記錄拿出來,逐項逐項地問:“這件事如果不做,會有什么后果?”如果認(rèn)為“不會有任何影響”,那么這件事便該立刻取消.

  然而許多大忙人,天天在做一些他們覺得難以割舍的事,比如應(yīng)邀講演、參加宴會、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類,不知占去了他們多少時間.其實,對付這類事情,只要審度一下對于組織有無貢獻,對于他本人有無貢獻,或是對于對方的組織有無貢獻.如果都沒有,只要謝絕就得了.

  2.第二個該問的問題是:時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?

  我從來沒見過一位管理者,在檢討過自己的時間記錄后,還不改變自己的習(xí)慣,將不必親自處理的事交給別人.

  只要翻閱一下時間記錄,他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時間全用在不必要的事上了,而對于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過的事,他卻沒有時間來處理.其實他如果真想有所作為,只要將可由別人做的事交給別人就得了.

  公務(wù)旅行就是個例子.帕金森教授在《帕金森定律》一書中指出:要迫使不勝任的上級主管退休,最好的辦法就是讓他不斷出差旅行.

  3.還有一項時間浪費的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費別人的時間.

  這種現(xiàn)象并不明顯,但有一個簡單方法可以診斷出來:去問問你的下屬.有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬:“請你想想看,我常做哪些浪費你的時間而又不產(chǎn)生效果的事情?”問這樣的問題,而且問得對方敢說真心話,才是有效管理者的特色.即使管理者處理的都是頗有成效的工作,其處理方式仍可能造成別人時間的浪費.

  許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間,然而他們卻不敢面對這個問題.他們怕因小失大,造成錯誤.殊不知即使有了錯誤,也能很快彌補.事實上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會有太大的風(fēng)險.能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,工作就進行得快多了.

摘自《卓有成效的管理者》(彼得·德魯克著,機械工業(yè)出版社2005年版)